Flujos de Trabajo de Tareas

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Etapas de Estado de Tareas

1. Abierta: Tareas recién creadas en espera de acción
2. En Progreso: Tareas en las que se está trabajando actualmente
3. En Revisión: Tareas pendientes de verificación
4. Completada: Tareas finalizadas con éxito
5. Bloqueada: Tareas que no pueden avanzar
6. Cancelada: Tareas terminadas u obsoletas

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Gestión de Estados

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Propiedades de Estado

• Etiqueta: Nombre visible
• Descripción: Significado del estado
• Color: Indicador visual
• Etapa: Fase del flujo de trabajo
• Reglas de Automatización: Acciones asociadas

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Transiciones de Estado

• Abierta → En Progreso
• En Progreso → En Revisión
• En Revisión → Completada
• Cualquier Estado → Bloqueada
• Cualquier Estado → Cancelada

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Prioridades de Tareas

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Niveles de Prioridad

1. Crítica
   • Acción inmediata requerida
   • Alto impacto en el negocio
   • Problemas sensibles al tiempo
2. Alta
   • Urgente pero no crítica
   • Impacto significativo
   • Plazos a corto plazo
3. Media
   • Prioridad estándar
   • Impacto moderado
   • Cronograma flexible
4. Baja
   • No urgente
   • Impacto mínimo
   • Tareas en segundo plano

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Gestión de Prioridades

• Revisiones regulares de prioridad
• Procedimientos de escalación
• Evaluación de impacto
• Asignación de recursos

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Automatización de Flujos de Trabajo

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Acciones Automatizadas

• Cambios de estado
• Actualizaciones de prioridad
• Cambios de asignación
• Modificaciones de plazos
• Disparadores de notificación

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Eventos Desencadenantes

• Eventos basados en tiempo
• Cambios de estado
• Acciones de usuario
• Eventos externos
• Actualizaciones de tareas relacionadas

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Dependencias de Tareas

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Tipos de Dependencias

1. Finalizar para Iniciar
   • La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A esté completa
   • Secuencia lineal
   • Bloqueo estricto
2. Iniciar para Iniciar
   • La tarea B puede comenzar una vez que la tarea A haya comenzado
   • Inicio en paralelo
   • Sincronización parcial
3. Finalizar para Finalizar
   • La tarea B no puede completarse hasta que la tarea A esté completa
   • Finalización sincronizada
   • Entregables relacionados
4. Iniciar para Finalizar
   • La tarea B no puede completarse hasta que la tarea A haya comenzado
   • Relación de transferencia
   • Casos de uso especializados

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Gestión de Dependencias

• Mapeo visual
• Notificaciones automáticas
• Seguimiento de bloqueos
• Análisis de ruta crítica
• Resolución de conflictos

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Gestión de Plazos

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Configuración de Plazos

• Basados en esfuerzo
• Alineados con hitos
• Considerando dependencias
• Incluyendo amortiguadores
• Respetando prioridades

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Seguimiento de Plazos

• Alertas de proximidad
• Indicadores visuales
• Informes de retraso
• Tendencias de finalización
• Métricas de puntualidad

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Asignación de Tareas

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Estrategias de Asignación

• Basada en habilidades
• Basada en carga de trabajo
• Basada en disponibilidad
• Basada en roles
• Auto-asignación

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Reasignación

• Transferencia de conocimiento
• Documentación de progreso
• Notificación a interesados
• Actualización de plazos
• Seguimiento de historial

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Mejores Prácticas

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1. Diseño de Flujo de Trabajo

• Mantenga flujos simples
• Defina estados claros
• Establezca transiciones lógicas
• Documente reglas
• Revise periódicamente

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2. Gestión de Prioridades

• Establezca criterios claros
• Revise regularmente
• Comunique cambios
• Alinee con objetivos
• Gestione conflictos

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3. Automatización

• Automatice tareas repetitivas
• Mantenga reglas simples
• Pruebe escenarios
• Monitoree resultados
• Refine continuamente

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4. Comunicación

• Actualice estados puntualmente
• Documente decisiones
• Notifique cambios
• Proporcione contexto
• Facilite la colaboración

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Documentación Relacionada

• Creación de Tareas
• Trabajando con Tareas
• Configuración de Tareas
• Analítica de Tareas